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19.12.2019

Mitwirkungspflichten des Arbeitgebers bei der Urlaubsgewährung

Der Urlaub kann gemäß § 7 Abs. 3 BUrlG in der Regel nur verfallen, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer konkret aufgefordert hat, den Urlaub zu nehmen, und ihn klar und rechtzeitig darauf hingewiesen hat, dass der Urlaub anderenfalls mit Ablauf des Kalenderjahres erlischt. Soweit der vertragliche Mehrurlaub betroffen ist, sind die Arbeitsvertragsparteien befugt, die Mitwirkungsobliegenheiten des Arbeitgebers abweichend von den Vorgaben des BUrlG auszugestalten. Für einen solchen Regelungswillen müssen deutliche Anhaltspunkte vorliegen. Fehlen diese, ist von einem Gleichlauf des gesetzlichen Urlaubsanspruchs und des Anspruchs auf den arbeitsvertraglichen Mehrurlaub auszugehen.

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Sachverhalt:

Der Arbeitnehmer verlangt die Abgeltung von 65 Arbeitstagen Urlaub aus den Jahren 2012 bis 2015. Er war in diesem Zeitraum als Programmierer für die Klägerin tätig. Im Arbeitsvertrag der Parteien war ein Urlaubsanspruch von 30 Werktagen vereinbart. Die auf dem Firmenserver der Arbeitgeberin einsehbare "Urlaub / Jahresübersicht 2014" in der Fassung von Dezember 2014 (Urlaubsübersicht) weist unter der Rubrik "Gesamt-Urlaub" die Zahl "77,5" aus. Der Geschäftsführer der Arbeitgeberin wies den Arbeitnehmer mit E-Mail vom 18. Dezember 2015 darauf hin, gegebenenfalls bestehender Resturlaub müsse "bis zum 31.03.2016 genommen werden". Der Arbeitnehmer meint, durch die Speicherung der Excel-Tabellen auf dem firmeneigenen Server wurden die aus den Vorjahren stammenden Urlaubsansprüche anerkannt. Das Arbeitsgericht hat dem Anspruch auf Urlaubsabgeltung stattgegeben. Das Landesarbeitsgericht hat den Anspruch abgelehnt. Die Revision des Arbeitnehmers hat vor dem 9. Senat Erfolg. Der Senat hat die Sache an das Landesarbeitsgericht zurückverwiesen.

Entscheidungsanalyse:

Der Anspruch auf den gesetzlichen Mindesturlaub erlischt nur dann am Ende des Kalenderjahres oder eines zulässigen Übertragungszeitraums, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zuvor in die Lage versetzt hat, seinen Urlaubsanspruch wahrzunehmen, und der Arbeitnehmer den Urlaub dennoch aus freien Stücken nicht genommen hat. Den Arbeitgeber trifft die Initiativlast bei der Verwirklichung des Urlaubsanspruchs. Die Erfüllung der Mitwirkungsobliegenheiten des Arbeitgebers ist grundsätzlich Voraussetzung für das Eingreifen des urlaubsrechtlichen Fristenregimes des § 7 Abs. 3 BUrlG (BAG, Urteil vom 19.02.2019, 9 AZR 423/16). Die Befristung des Urlaubsanspruchs nach § 7 Abs. 3 BUrlG setzt grundsätzlich voraus, dass der Arbeitgeber konkret und in völliger Transparenz dafür Sorge trägt, dass der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage ist, seinen bezahlten Jahresurlaub zu nehmen. Er muss den Arbeitnehmer auffordern, seinen Urlaub zu nehmen, und ihm klar und rechtzeitig mitteilen, dass der Urlaub mit Ablauf des Kalenderjahres oder Übertragungszeitraums verfällt, wenn er ihn nicht beantragt. Hat der Arbeitgeber seinen Mitwirkungsobliegenheiten nicht entsprochen, tritt der am 31. Dezember des Urlaubsjahres nicht verfallene Urlaub zu dem Urlaubsanspruch hinzu, der am 1. Januar des Folgejahres entsteht. Diese Grundsätze gelten im Streitfall sowohl für den gesetzlichen Mindesturlaub als auch für den arbeitsvertraglichen Mehrurlaub. Im Hinblick auf die Mitwirkungsobliegenheiten haben die Parteien den arbeitsvertraglichen Mehrurlaub nicht von den gesetzlichen Vorgaben abweichend geregelt. Das Landesarbeitsgericht wird prüfen müssen, ob die Arbeitgeberin den Beklagten durch Erfüllung ihrer Mitwirkungsobliegenheit in die Lage versetzt hat, seinen Urlaubsanspruch aus den Jahren 2012 bis 2015 tatsächlich wahrzunehmen. Der 9. Senat konnte der Klage ohne diese Feststellungen auch nicht ganz oder teilweise stattgeben. Die Parteien haben durch den Eintrag in die Excel-Urlaubslisten keine Vereinbarung iSd. § 13 Abs. 1 Satz 2 BUrlG getroffen. Eintragungen auf Urlaubslisten, anhand deren der Arbeitgeber den Arbeitnehmer über die Anzahl nicht genommener Urlaubstage informiert, kommt ohne das Hinzutreten besonderer Umstände nicht der Bedeutungsgehalt zu, der Arbeitgeber wolle den ausgewiesenen Urlaub auch dann gewähren, wenn er diesen nicht schuldet.

Praxishinweis:

Der Arbeitnehmer hatte auch vorgetragen, die Mitarbeiter seien aufgrund einer langjährigen Übung im Betrieb berechtigt gewesen, Urlaub über mehrere Jahre hinweg anzusammeln, ohne dass dieser verfalle. Eine solche betriebliche Übung konnte der 9. Senat nicht feststellen. Diesbezüglich hat der Arbeitnehmer die Wiederholung bestimmter Verhaltensweisen der Arbeitgeberin, die eine solche betriebliche Übung begründen sollen, nicht konkretisiert. Er hat nicht vorgetragen, in welchem Zeitraum welchen Arbeitnehmern Urlaub in welchem Umfang aus welchem Zeitraum außerhalb des gesetzlichen Fristenregimes gewährt wurde.

Urteil des BAG vom 25.06.2019, Az.: 9 AZR 546/17